אין רשימת מסמכים אחת וסגורה שמתאימה לכל המקרים. המטרה היא לצרף מסמך או מסמכים שמסבירים בצורה ברורה את מהות השירות ואת פרטי העסקה. בכל תשלום נבקש לצרף מסמך מתאים, למשל חשבונית, חוזה, הזמנה או אסמכתה אחרת שמסבירה את מהות התשלום, את זהות הספק, את מקום ביצוע השירות או אספקת הטובין, ואת ההתאמה בין המסמך לבין סכום התשלום.
בדרך כלל נבקש לראות במסמך:
- תיאור ברור של השירות או המוצרים שעבורם מבוצע התשלום
- זיהוי של הספק
- ציון היכן השירות מבוצע
- התאמה בין המסמכים, סכום התשלום ומהות התשלום
